O Assistente Administrativo é responsável por auxiliar nas atividades administrativas de uma empresa, realizando tarefas como controle de documentos, atendimento telefônico, organização de arquivos, agendamento de reuniões e apoio em rotinas de escritório. Este profissional atua sob supervisão, contribuindo para a eficiência e organização do ambiente de trabalho.
- Receber as demandas de eventos provenientes dos contratos firmados com clientes, órgãos públicos e demais contratantes.
- Realizar o lançamento das ordens de serviço no sistema da empresa, garantindo que todas as informações estejam completas e corretas.
- Conferir especificações técnicas, quantitativos, locais de execução e demais informações constantes nas ordens de serviço.
- Manter contato com representantes dos órgãos contratantes para esclarecer dúvidas e obter informações complementares sobre a execução dos eventos.
- Levantar informações técnicas do local do evento, como características do terreno, acessos, restrições, infraestrutura disponível e demais condições que possam impactar a montagem.
- Solicitar fotografias, plantas, croquis ou outras informações que auxiliem o planejamento da operação.
- Identificar a necessidade de subcontratação de materiais, equipamentos ou serviços, encaminhando as demandas ao setor responsável.
- Acompanhar a disponibilidade dos itens necessários para atendimento dos eventos.
- Garantir que todas as informações necessárias sejam repassadas de forma clara e organizada à equipe de logística operacional.
- Apoiar o Coordenador de Contratos no acompanhamento dos cronogramas e no controle das demandas.
- Atualizar sistemas, planilhas e controles internos relacionados aos contratos e eventos.
- Organizar documentos físicos e digitais referentes aos contratos sob sua responsabilidade.
- Contribuir para a padronização dos processos administrativos do setor e para a melhoria contínua das rotinas.
Localidade: VILA VELHA
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