Secretária Executiva

Local: São Paulo Capital – Modelo híbrido (3x por semana, com flexibilidade para presencial conforme necessidade)

Estamos conduzindo uma busca confidencial para uma posição de Secretária Executiva em uma multinacional de grande porte, com ambiente dinâmico, colaborativo e de alta exposição a lideranças. A posição é estratégica para o suporte direto à liderança (Diretor Geral), atuando como ponto focal na organização da rotina executiva, gestão de agendas complexas e apoio na organização de eventos e interações internas.

Buscamos uma pessoa com perfil proativo, organizada e com forte capacidade de antecipação, que consiga atuar com autonomia em um ambiente ágil e em constante movimento.

• Gerenciar a agenda do Diretor Geral, garantindo organização, priorização e fluidez dos compromissos;
• Apoiar na definição de prioridades e otimização da agenda, considerando o contexto e a relevância das reuniões;
• Organizar e coordenar viagens corporativas (passagens, hospedagens, logística e reservas);
• Atuar na organização de eventos internos, desde a preparação até o suporte no dia (apresentações, estrutura, gestão de perguntas e interação com stakeholders);
• Apoiar na interface com áreas internas, especialmente RH e Facilities, para viabilização de eventos e iniciativas;
• Consolidar e revisar apresentações e materiais institucionais para reuniões e encontros estratégicos;
• Garantir a organização logística para visitas de stakeholders globais (agenda, hospedagem, alimentação, salas, etc.);
• Apoiar, de forma colaborativa, outras lideranças quando necessário, demonstrando senso de dono e visão de conjunto;
• Atuar como ponto de apoio na organização do escritório e iniciativas internas (ex: happy hours, eventos, encontros corporativos), em parceria com áreas responsáveis;
• Garantir uma comunicação fluida e alinhada com diferentes níveis da organização.

• Experiência prévia como Secretária Executiva ou em posições similares de suporte à alta liderança;
• Vivência com gestão de agendas complexas e múltiplos stakeholders;
• Experiência na organização de eventos corporativos e suporte executivo;
• Inglês intermediário/avançado (interação com stakeholders globais);
• Domínio do pacote Office, especialmente Outlook e PowerPoint;
• Perfil altamente organizado, com atenção a detalhes e capacidade de priorização;
• Excelente comunicação e habilidade de relacionamento interpessoal;
• Proatividade e senso de antecipação (não esperar a demanda acontecer);
• Capacidade de navegar em ambientes dinâmicos e em constante mudança;
• Jogo de cintura e capacidade de lidar com diferentes perfis e níveis hierárquicos;
• Energia, agilidade e vontade de estar em um ambiente jovem e colaborativo;

💼 Salário competitivo com o mercado

🎯 Bônus anual

🍽️ Vale Refeição/Alimentação

🏥 Plano de saúde e odontológico

🛡️ Seguro de vida

💻 Equipamentos fornecidos pela empresa

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