Descrição:
Somos a Jobcenter Consultoria de Recursos Humanos e estamos auxiliando nosso cliente a encontrar uma pessoa Assistente Administrativo (Secretária).
Principais responsabilidades
• Fornecer suporte administrativo profissional abrangente, com supervisão limitada, a líderes, colegas ou grupos da organização.
• Agendar reuniões, reservar salas de conferência, solicitar alimentos/bebidas e gerenciar o processo de visitantes.
• Poderá participar de reuniões para auxiliar na apresentação de materiais ou na tomada de notas.
• Garantir o fluxo adequado de comunicação, utilizando o conhecimento da estrutura organizacional da empresa/função e dos processos gerais da empresa.
• Demonstrar habilidades eficazes de resolução de problemas, priorizar solicitações concorrentes e realizar multitarefas com eficiência.
• Utilizar tecnologia com facilidade e demonstrar fortes habilidades de organização e gerenciamento de tempo.
• Ter boas habilidades de planejamento e capacidade de antecipar os recursos necessários.
• Ser capaz de se adaptar a mudanças.
• Ser um bom membro da equipe e ter iniciativa para solucionar problemas.
• Auxiliar na resolução de problemas e servir como ponto de contato para dúvidas ou orientações.
• Poderá atuar como ponto focal do departamento junto a fornecedores externos, prestadores de serviços, etc.
• Organizar viagens de negócios nacionais e internacionais, criar roteiros de viagem e gerenciar reservas de voos, carros, hotéis e restaurantes.
• Agendar reuniões e receber avisos de reuniões para o gerente.
• Gerencia proativamente reuniões conflitantes.
• Aprimora continuamente os processos e sistemas de trabalho, mantendo e adicionando documentos em sites do SharePoint e no Teams.
• Atua como ponto focal para equipamentos técnicos de escritório, visando a eficiência diária.
• Preenche relatórios de despesas para si e para outros, e os envia em nome do líder e/ou da equipe.
• Monitora e acompanha as despesas em relação aos orçamentos; resolve discrepâncias e fornece relatórios ao responsável pelo centro de custos ou ao gerente de orçamento.
• Gerencia e controla os pagamentos de faturas do departamento.
• Pode atuar como responsável pela segurança do grupo de trabalho e comunicar mensagens de segurança à equipe.
Requisitos obrigatórios
• Experiência com controle de pagamentos.
• Experiência com o sistema SAP.
• Inglês intermediário/avançado (leitura, escrita e conversação).
• Ensino superior completo.
Desejável
• Ter atuado em grandes empresas.
• Conhecimento de espanhol.
Outras informações
• Salário + benefícios (Vale Transporte, Vale Refeição, Assistência Médica, Assistência Odontológica e Seguro de Vida).
• Escala de Trabalho: De segunda a sexta
• Horário de Trabalho: 09:00 às 18:30hs.
• Local de Trabalho: Chácara Santo Antônio – SP | modelo híbrido (3x presenciais e 2x home office), podendo voltar ao presencial a qualquer momento.
• Contrato CLT terceirizado.
Localidade: São Paulo