Secretária Executiva Novo Mateus

Sobre a vaga:

Buscamos uma Secretária Executiva altamente organizada, proativa e com excelente capacidade de comunicação para integrar nossa equipe. O profissional será responsável por fornecer suporte administrativo e estratégico de alto nível à diretoria e executivos, garantindo a fluidez das operações diárias e a otimização do tempo dos líderes. Esta posição exige discrição, iniciativa e habilidade para gerenciar múltiplas tarefas em um ambiente dinâmico e desafiador.

Principais atribuições:

• Gerenciamento e organização da agenda dos executivos, incluindo agendamento de reuniões, compromissos e eventos.
• Organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo reserva de passagens, hospedagens, transporte e elaboração de roteiros.
• Preparação de reuniões, incluindo a organização de materiais, salas, equipamentos e registro de atas.
• Filtragem e direcionamento de chamadas telefônicas, e-mails e correspondências, garantindo a priorização e o fluxo de informações.
• Elaboração, revisão e formatação de documentos, apresentações, relatórios e comunicados confidenciais.
• Controle e organização de arquivos físicos e digitais, assegurando a confidencialidade e fácil acesso às informações.
• Suporte na organização de eventos corporativos, workshops e treinamentos.
• Controle de despesas e prestação de contas dos executivos.
• Gestão de suprimentos de escritório e solicitação de serviços de manutenção quando necessário.
• Atendimento e recepção de clientes, parceiros e visitantes, garantindo um ambiente profissional e acolhedor.

Requisitos obrigatórios:

• Formação superior completa em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
• Experiência comprovada em posição de Secretária ou Assistente de Diretoria.
• Domínio intermediário do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Excelente comunicação interpessoal e escrita em português.
• Capacidade de organização, planejamento e gestão de tempo.
• Proatividade, discrição e senso de urgência.
• Habilidade para trabalhar sob pressão e gerenciar prioridades.

Requisitos desejáveis(diferencial):

• Pós-graduação ou cursos de especialização na área.
• Conhecimento em outros idiomas (ex: espanhol, Inglês).
• Conhecimento em ferramentas de colaboração e produtividade (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
• Experiência em empresas de grande porte ou multinacionais.