Secretaria executiva

A Secretária Executiva e Pessoal será responsável por apoiar diretamente a rotina corporativa e pessoal da presidência da empresa, garantindo organização, eficiência e discrição em todas as atividades. Este papel exige alta capacidade de gestão, proatividade e atenção aos detalhes, atuando como elo entre o executivo, sua família, parceiros e colaboradores.

Gestão Corporativa

• Organizar e administrar a agenda corporativa do executivo, evitando conflitos de compromissos e considerando deslocamentos e prioridades estratégicas.
• Coordenar reuniões: agendamento, confirmação de participantes, reserva de salas e resolução de imprevistos.
• Planejar viagens corporativas: reservas de passagens e hospedagens, elaboração de agendas e controle de despesas e reembolsos.
• Elaborar atas, relatórios, comunicados e apresentações executivas.
• Organizar eventos corporativos, incluindo logística, materiais e suporte presencial.
• Auxiliar departamentos internos que necessitem de contato ou apoio direto do executivo.

Gestão Pessoal

• Administrar a agenda pessoal do executivo (consultas, reuniões e compromissos familiares).
• Controlar vencimento de documentos, vistos e contratos pessoais, providenciando renovações e suporte jurídico quando necessário.
• Organizar arquivos e documentação pessoal e corporativa.
• Coordenar manutenção de imóveis e veículos, incluindo obras, revisões, blindagem e serviços de prestadores.
• Gerenciar contas pessoais e familiares (telefonia, internet, luz, impostos, serviços diversos).
• Supervisionar funcionários das residências (contratações, férias, demissões e rotina de diaristas).
• Organizar eventos pessoais e familiares, garantindo logística e suporte.
• Realizar cotações, negociações e compras diversas, assegurando qualidade e custo-benefício.
• Apoiar em questões médicas: agendamento de consultas, exames, cirurgias e solicitação de reembolsos.

Atendimento e Relacionamento

• Prestar atendimento telefônico e presencial a clientes, parceiros e contatos estratégicos.
• Organizar e manter atualizados os contatos de vendas e relacionamentos do executivo.
• Coordenar comunicação entre executivo, familiares e agregados.

Suporte Administrativo

• Controlar contas a pagar e a receber, tanto pessoais quanto corporativas.
• Administrar aplicativos de transporte e serviços de motoboy.
• Garantir suprimentos e manutenção preventiva em residências e imóveis.
• Participar de treinamentos e cumprir procedimentos internos, assegurando qualidade e confidencialidade.

Competências Técnicas:

• Ensino Superior completo em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correlatas.
• Experiência comprovada em funções de secretariado executivo e pessoal, preferencialmente em empresas de médio ou grande porte.
• Vivência em gestão de agendas complexas, viagens e eventos corporativos e pessoais.
• Domínio do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e ferramentas digitais de organização.
• Conhecimento em gestão financeira básica (contas a pagar/receber, reembolsos, impostos).
• Habilidade em elaboração de relatórios, apresentações e documentos oficiais.
• Capacidade de negociação e gestão de contratos e fornecedores.
• Conhecimento em logística de viagens e eventos.

Competências Comportamentais:

• Organização e atenção aos detalhes.
• Proatividade e capacidade de antecipar necessidades.
• Discrição e sigilo absoluto em informações pessoais e corporativas.
• Flexibilidade para lidar com demandas simultâneas (corporativas e pessoais).
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Relacionamento interpessoal e habilidade de lidar com diferentes públicos (clientes, parceiros, familiares, colaboradores).
• Capacidade de trabalhar sob pressão e gerenciar imprevistos.

Disponibilidade:

• Horários flexíveis para atender emergências.

Os benefícios oferecidos incluem plano de saúde e odontológico, programa de reconhecimento com bônus anual por metas atingidas, vale-refeição aliado a restaurante interno, auxílio mobilidade com opção de vale-transporte ou estacionamento, além de convênios exclusivos com farmácia e SESC. Também estão disponíveis seguro de vida, empréstimo consignado com condições especiais, acesso ao programa de bem-estar Total Pass, folga no dia do aniversário e iniciativas voltadas à saúde e qualidade de vida.