Gerente Administrativo de Vendas

Principais responsabilidades

Liderança da operação de Administrativo de Vendas:

• Gerir a equipe responsável por cotações, pedidos, faturamento, pendências, suporte comercial e interface com áreas internas;
• Organizar, distribuir e priorizar demandas conforme impacto em receita, faturamento e nível de serviço.
• Garantir clareza de papéis, produtividade, cadência de gestão e accountability do time.

Gestão do fluxo cotação → pedido → faturamento:

• Assegurar que o processo de cotação, entrada de pedidos, validações comerciais, emissão de NF e resolução de pendências ocorra dentro dos SLAs definidos.
• Reduzir gargalos operacionais, retrabalho, erros cadastrais, divergências de preço, bloqueios fiscais e inconsistências documentais.
• Garantir maior velocidade e qualidade na transformação da demanda comercial em faturamento efetivo.

Saneamento de pendências e backlog:

• Liderar rotinas de acompanhamento de faturamento pendente, pedidos em aberto, divergências e backlog operacional.
• Classificar pendências por causa raiz, valor financeiro, aging e responsável.
• Atuar com Comercial, Fiscal, Financeiro, Logística, Precificação e demais áreas para destravar faturamento e reduzir recorrência dos problemas.

Gestão por indicadores:

• Implantar e acompanhar KPIs da área, garantindo visibilidade diária/semanal da performance.
• Monitorar indicadores como SLA de cotação, ciclo pedido→faturamento, volume de pendências, aging de backlog, taxa de retrabalho, erros de NF, produtividade por colaborador e faturamento travado.
• Preparar relatórios gerenciais e materiais executivos para diretoria e áreas parceiras.

Padronização e melhoria de processos:

• Mapear, revisar e padronizar processos críticos da área.
• Criar fluxos, SLAs, checklists, matriz de responsabilidades e rotinas de governança.
• Identificar oportunidades de automação, RPA, integração sistêmica e ganho de produtividade.

Interface com áreas estratégicas:

• Atuar de forma integrada com Comercial/KAM, Precificação, Contratos, S&OP, Compras, Logística, Fiscal, Financeiro e TI.
• Garantir alinhamento entre demanda comercial, regras de preço, disponibilidade de produto, faturamento e entrega.
• Ser ponto focal para temas críticos que impactem receita, margem, faturamento e experiência do cliente.

Governança de dados e qualidade operacional:

• Garantir maior acurácia nas informações utilizadas no processo de venda e faturamento.
• Atuar na correção de falhas relacionadas a cadastro, tabela, preço, item, unidade de medida, contrato, documentação e dados fiscais.
• Reduzir erros operacionais que gerem rejeição de NF, devolução, glosa, cancelamento ou atraso no faturamento.

Gestão e desenvolvimento da equipe:

• Desenvolver a equipe em performance, disciplina operacional, visão de negócio e foco em resultado.
• Realizar feedbacks, reuniões de rotina, avaliação de desempenho, definição de metas e acompanhamento de PDIs.
• Identificar necessidades de treinamento, redimensionamento, contratação e retenção de talentos.

Requisitos necessários

• Ensino superior completo em Administração, Engenharia, Logística, Economia, Contabilidade, áreas de Exatas ou correlatas.
• Experiência sólida em gestão de Administrativo de Vendas, Backoffice Comercial, Faturamento, Operações Comerciais, Order Management ou áreas correlatas.
• Experiência em gestão de equipes, indicadores e processos operacionais.
• Forte domínio de Excel e pacote Office.
• Vivência com ERP, preferencialmente Protheus.
• Capacidade analítica para leitura de indicadores, identificação de causa raiz e proposição de planos de ação.
• Experiência em distribuidoras de saúde, OPME, materiais médicos, indústria hospitalar ou empresas com alto volume transacional.

Requisitos desejáveis

• Conhecimento em Power BI ou ferramentas de visualização de dados.
• Experiência com automações, RPA ou projetos de melhoria de produtividade.
• Conhecimento de processos fiscais e faturamento.
• Vivência com implantação de SLAs, revisão de processos e estruturação de áreas.
• Experiência em ambientes de turnaround, expansão ou reestruturação operacional.

Competências comportamentais

• Liderança forte e orientada a resultado.
• Perfil hands-on, com alta capacidade de execução.
• Senso de urgência e priorização.
• Capacidade de cobrança e gestão de rotina.
• Comunicação clara e objetiva.
• Resiliência para atuar em ambiente de alta pressão.
• Visão sistêmica do fluxo comercial-operacional.
• Capacidade de transitar entre áreas e resolver conflitos.
• Foco em cliente, qualidade e eficiência operacional.
• Disciplina, organização e postura de dono.