Atuar no suporte às rotinas administrativas do setor de ocorrências, garantindo o correto registro, acompanhamento e finalização dos atendimentos prestados aos associados. Apoiar na coleta, organização e controle de informações relacionadas aos eventos, desde a comunicação inicial até a resolução do caso, assegurando precisão documental, cumprimento de prazos e qualidade no atendimento. Contribuir para a fluidez dos processos internos e a satisfação dos associados, mantendo alinhamento com as diretrizes.
Registro e Atendimento de Ocorrências:
- Receber documentos e registrar notificações de eventos e ocorrências através do sistema de gestão da associação.
- Garantir o preenchimento correto e completo dos check lists de acionamento e formulários pertinentes.
- Fornecer orientações básicas aos associados sobre procedimentos e documentos necessários.
- Manter contato ativo com associados durante o processo de atendimento da ocorrência.
Gestão de Documentação:
- Conferir e organizar documentos relacionados às ocorrências (boletins, laudos, orçamentos, etc.).
- Arquivar e digitalizar documentos em conformidade com os padrões de qualidade e segurança da informação.
- Auxiliar na elaboração de acordos e para análise de eventos.
Acompanhamento de Processos:
- Monitorar o andamento das ocorrências registradas, atualizando o sistema e mantendo os setores envolvidos informados.
- Auxiliar nas tratativas com prestadores de serviços (reboques, oficinas, etc.).
- Apoiar na logística de agendamento de vistorias.
Interface com Setores Internos:
- Colaborar com o setor jurídico, e de vistoria para garantir a fluidez no tratamento das ocorrências.
- Sinalizar casos críticos ou fora do padrão ao superior imediato para tomada de decisão.
- Auxiliar na organização e participação de eventos internos e externos relacionados a Aliar.
- Realizar outras tarefas correlatas ao cargo que lhe forem atribuídas.
Controle e Relatórios:
- Atualização com informações em sistemas internos com informações de ocorrências.
Conformidade e Atendimento Humanizado:
- Assegurar que os atendimentos estejam de acordo com as políticas internas e regulamentos aplicáveis.
- Agir com empatia e clareza na comunicação com associados em situação de estresse ou urgência.
Aprimoramento e Melhoria Contínua:
- Sugerir melhorias nos fluxos de atendimento com base nas ocorrências recorrentes.
- Participar de treinamentos internos para atualização de práticas e conhecimento institucional.
Localidade: IPATINGA
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