MISSÃO
Assessorar o CEO em todas as demandas executivas, pessoais e de relacionamento com parceiros nacionais e internacionais, organizando viagens, agenda, documentos, finanças e rotinas residenciais, com alto nível de sigilo, proatividade, precisão e fluência em dois idiomas.
VISÃO
Ser o principal apoio estratégico e operacional do CEO, garantindo que seu tempo, energia e foco estejam direcionados às decisões críticas do negócio, por meio de uma gestão altamente organizada de agenda, viagens, comunicação bilíngue e estrutura de suporte pessoal e corporativo.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES:
Planejar viagens nacionais e internacionais, assegurando que o CEO tenha deslocamentos eficientes; compara rotas, conexões e tarifas, para otimizarcustos e tempo.
Monitorar prazos de documentos de viagem, garantindo que passaportes, vistos e exigências estejam válidos; cria alertas e checklists, para evitar impedimentos em viagens.
Gerenciar hospedagens conforme perfil do CEO, assegurando padrão de conforto e localização estratégica; analisa regiões, tarifas e comodidades, para elevar a qualidade da estadia.
Gerir reservas de veículos e deslocamentos urbanos, proporcionando que o CEO cumpra agendas sem atrasos; organiza locações, motoristas e transfers, para garantir mobilidade eficiente.
Controlar custos de viagem, assegurando clareza e precisão financeira; lança despesas em planilhas e organiza documentos, para análises confiáveis.
Atuar como tradutora em reuniões bilíngues, garantindo comunicação precisa; interpreta mensagens e ajusta linguagem, para assegurar clareza nas decisões.
Traduzir contratos, documentos e e-mails, assegurando entendimento correto; adapta termos técnicos, para evitar riscos jurídicos ou comerciais.
Coordenar visitas de fornecedores estrangeiros, garantindo experiência acolhedora e profissional; organiza agenda completa, para transmitir excelência corporativa.
Recepcionar fornecedores internacionais, proporcionando acolhimento adequado; acompanha chegada e deslocamentos, para garantir sensação de segurança e cuidado.
Gerenciar fluxo de documentos para assinatura, assegurando que estejam completos; revisa dados e encaminha a jurídico, para garantir conformidade antes de assinar.
Arquivar documentos e contratos estratégicos, garantindo organização e fácil acesso; padroniza pastas e nomenclatura, para prevenir perdas.
Conferir faturas de cartões pessoal e corporativo, assegurando consistência dos lançamentos; valida cobranças, para identificar possíveis fraudes.
Lançar despesas em controles financeiros, permitindo transparência e rastreabilidade; organiza por categoria, para facilitar análise mensal.
Coordenar gestão residencial, proporcionando estabilidade ao ambiente do CEO; agenda serviços, para manter rotina doméstica funcional. Gerenciar agenda integrada, assegurando equilíbrio entre compromissos corporativos e pessoais; reorganiza horários e encaixes, para otimizar o tempo do CEO.
ENTRE OUTRAS ATIVIDADES INERENTES AO CARGO
PRE-REQUISITOS
Formação: Superior completo em Secretariado Executivo Bilíngue, Letras (Inglês), Relações Internacionais, Administração ou áreas correlatas. Idiomas:
Inglês avançado (conversação, leitura e escrita) – desejável outro idioma como diferencial.
Forte Experiência executiva/assessora de diretoria, preferencialmente com atuação bilíngue.
Gestão Integrada de Agenda e Viagens: capacidade de sincronizar compromissos e deslocamentos com precisão.
Tradução e Interpretação Funcional: domínio para apoiar reuniões e documentos em inglês com segurança.
Gestão de Documentos Sensíveis: habilidade para cuidar de contratos e informações confidenciais com rigor técnico.
Controle Financeiro de Despesas do CEO: organização e análise básica de gastos pessoais e corporativos.
Gestão de Fornecedores (viagens, residenciais, serviços): relação estruturada com parceiros.
CONHECIMENTOS DE TECNOLOGIA
Pacote Office avançado, especialmente Outlook, Excel (controles financeiros) e PowerPoint (apresentações).
Plataformas de viagens corporativas, OTAs (Booking, Hoteis.com, Decolar, etc.) e contato com agências.
Ferramentas de assinatura digital e gestão de documentos (DocuSign, Clicksign ou similares).
Planilhas de controle financeiro e dashboards simples (Excel/Power BI).
Ferramentas de reunião online e calls internacionais (Teams, Zoom, Google Meet, com uso de áudio/vídeo em inglês).
REMUNERAÇÃO E BENEFÍCIOS CONPÁTIVEIS COM O MERCADO.
LOCAL DE TRABALHO: POLO DE DESENVOLVIMENTO JK
Localidade: Brasília