Assistente Administrativo / Recepção

📍 Presencial | Empresa de Arquitetura | Médio Porte

Somos uma empresa de arquitetura com atuação consolidada desde 2014. Atendemos um público exigente e valorizamos excelência técnica, organização e qualidade no atendimento. Nossa equipe interna conta com aproximadamente 30 colaboradores, incluindo arquitetos que atuam em modelo híbrido. Trabalhamos com processos bem definidos, sistema interno de gestão e cultura orientada a organização e compromisso com entregas.

Estamos em busca de uma profissional para atuar na linha de frente do atendimento e no suporte às rotinas administrativas do escritório. A posição é estratégica para a organização do ambiente, apoio à gestão e manutenção da qualidade da experiência de clientes, parceiros e equipe interna. O time administrativo é enxuto (assistente + gestora), o que exige perfil proativo, organizado e com forte senso de responsabilidade. Importante: por se tratar de uma empresa cuja atividade-fim é arquitetura, esta é uma posição com foco operacional e administrativo, com possibilidade de crescimento limitada dentro da estrutura atual.

Principais Responsabilidades

Atendimento e Relacionamento

• Atendimento telefônico e presencial de clientes e fornecedores
• Transferência de ligações e registro de recados
• Confirmação diária de reuniões
• Agendamento e organização da agenda dos sócios-diretores
• Gestão da utilização das salas de reuniões
• Cadastro de clientes e fornecedores no sistema interno
• Apoio ativo na comunicação com clientes

Rotinas Administrativas

• Suporte ao gestor administrativo-financeiro
• Organização de documentos e arquivamentos físicos e digitais
• Controle e organização de materiais de escritório
• Apoio na elaboração de contratos
• Controle de planilhas administrativas
• Auxílio em cobranças e acompanhamento de pagamentos
• Apoio em eventos internos
• Recebimento, distribuição e envio de correspondências

Organização do Escritório

• Organização das salas de reunião
• Controle da biblioteca de materiais e catálogos
• Zelar pela organização e manutenção dos ambientes
• Apoio em demandas operacionais do dia a dia

Requisitos Técnicos

• Rotinas administrativas;
• Experiência com atendimento (telefone/WhatsApp/recepção).

Competências Comportamentais

• Comunicação clara e adequada ao público atendido;
• Proatividade;
• Organização;
• Agilidade e objetividade;
• Bom relacionamento interpessoal;
• Postura profissional e boa apresentação;
• Espírito de equipe.

Cultura e Valores

• Respeito à arquitetura, ao cliente e às pessoas;
• Ética profissional;
• Comprometimento com entregas;
• Compartilhamento de aprendizados;
• Dedicação e superação de expectativas;
• Mentalidade de Superação, Obstinação, Resiliência, Trabalho e Excelência.

Por que essa pode ser uma boa oportunidade?

• Ambiente acolhedor e colaborativo;
• Processos organizados e estruturados;
• Atuação próxima à liderança;
• Vivência em empresa consolidada no segmento de arquitetura;
• Participação ativa na rotina estratégica do escritório.

Localidade: FLORIANÓPOLIS